BelsisEBYS

  BelsisEBYS süreç tabanlı Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile gerek kurum içi birimler arası yazışmalarımızı gerekse diğer kurum ve kuruluşlar ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

  • Çok kısa zamanda güvenli belge dolaşımı,
  • KEP kullanımı ile posta masraflarından tasarruf,
  • Evrak dolaşımı için harcanan fiziki iş gücünden tasarruf,
  • Kırtasiye masrafları yükünün kaldırılması, 
  • Belge dolaşımının standartlar halinde sistematik şekilde yönetimi,
  • Aranılan belgeye hızlı ve kolay ulaşım,
  • Belgelerin gizlilik ve kullanım şekillerinin belirlenmesi,

işlevlerini kullanarak diğer kamu ve kuruluşlara göre fark yaratır.


   Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek.


   BelsisEBYS teknolojik gelişmelerin takibi, maliyet tasarrufu, zaman tasarrufu, şeffaflık, kolay yönetebilme, hızlı erişilebilirlik, standartlaştırma, arşivleme ve  ekolojik kazanç  olarak size tam kontrollü bir elektronik belge yönetim sistemi sunar.


   Oluşturulan belgelerin, Devlet Arşiv Hizmetleri hakkındaki yönetmelikte belirtilen tasnif planına uygun şekilde saklanması kurumlar için önemli bir iş gücü gerektirir. Oluşturulan belgeler bu yönetmeliğe uygun şekilde tasnif edilmeli ve arşivlenmeli, gerektiğinde de imha edilmelidir.


   BelsisEBYS uygulaması sayesinde tüm belgeler dijital ortamda oluşturulabilmekte ya da dijital ortama aktarılabilmektedir. Bu belgeler oluşturulduktan sonra tasniflenmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi süreçleri elektronik ortamda kolayca takip edilebilmektedir. Kurumun yapısına uygun şekilde organizasyon yapısı oluşturulabilmekte, değişiklikler yine uygulama üzerinden kolayca yapılabilmektedir. Kurum içerisinde üretilen belgelerin niteliklerine göre gruplandırma işlemleri yapılabilmekte, ilave bir çalışma yapmadan anlık olarak detaylı raporlar alınabilmektedir. Bu raporların birçoğu anlamlı grafikler aracılığı ile yöneticilerin kullanımına sunulmaktadır. 

Gelen ve Giden Belge Yönetim Modülü

   Belge üretimi, belge dolaşımı için gerekli formlar, belge üst verilerinin oluşturulması kurum, kullanıcı, kişi yönetimini sağlayan EBYS modülüdür. Standart dosya planları, akış planları ve saklama planları bu modül üzerinden yönetilmektedir. 

Tema Seçenekleri

  Kullanıcıların tercihine göre 11 adet farklı renk seçeneği bulunmaktadır. Her kullanıcı kendi bilgisayarındaki renk seçeneğini belirleyebilmektedir. Kullanıcılar renk seçenekleri sayesinde göz yormadan çalışılabilmektedir.

Vekâlet Yönetimi

  Kullanıcıların izinde olmaları durumunda farklı kullanıcılara vekalet verebilmelerini sağlayan modüldür. Başkan/Başkan Yardımcılığı ve Yönetim kurulu üyeleri için vekalet verilerek yazıların aksamadan işlemlerin tamamlanmasını hedeflemektedir.

Kullanıcı Klasör Yönetimi

    Standart dosya planı içerisinde yapılan klasörleme dışında kullanıcıya özel klasörler oluşturulabilmesini sağlayan modüldür. Bu sayede her kullanıcı kendine özel evrakları bir arada toplayabilir sonrasında kolayca erişim sağlayabilir.

MS Word Entegrasyonu

  Microsoft Word uygulaması üzerinden taslak belge üretimini sağlayan EBYS modülüdür. Word entegrasyonu sayesinde Word uygulamasında yazılan yazıların EBYS uygulamasına aktarımını sağlamaktadır.

Yönetim Raporlaması

   Arama görüntüleme, Günlük (log) listeleme, imha listeleri gibi standart raporlamaların dışında grafik raporları, özel listeler, klasör ile ilgili raporların alınabildiği EBYS modülüdür. Kurum, kullanıcı, birim, müdürlük vb. bazında performans raporlamaları alınarak en verimli çalışma için gerekli süreç belirlenebilir.

Belge Akış Yönetimi

   Standarda göre belgelerin dolaşımı için elektronik imzalama süreci zorunludur. Ancak bu yapının kurum tarafından esnek bir şekilde yapılabilmesini sağlayan EBYS modülüdür. Tanımlanacak akış planları sayesinde hangi tür evrak kimlerin onayından geçecek belirlemesi yapılabilir.

Tarayıcı Uygulaması

   EBYS uygulamasında belge ile ilişkili dokümanlar Web Browser aracılığı ile sisteme aktarılabilmektedir. Buna ek olarak, kullanıcı dokümanı tarayıcıdan geçirdiği sırada taslak belge oluşturabilmesini sağlayan EBYS modülüdür.

OCR Modülü

   Belge ile ilişkilendirilen dokümanların OCR ile taranarak arama sonuçlarında gösterilmesi sağlayan EBYS modülüdür. Bu sayede sistem üzerinden yazılmayan (ek, evrak, taranmış ekler vb.) ek ve evraklar içerisinde yer alan metin üzerinden arama işlemleri yapılabilir.

Doküman Görüntüleme (Viewer) Modülü 

   Belge ile ilişkili dokümanlar EBYS uygulamasına dahil edilebilmektedir. Bu dokümanların PDF formatına dönüştürülebilir olanlarının Viewer aracılığı ile gösterilmesi, bu görüntüleme işleminin doküman indirilmeden yapılmasını sağlayan EBYS modülüdür.

Doküman (Evrak) Yönetim Modülü (DYS)

   EBYS uygulamasında belge üretiminin yanında dolaşıma dahil edilmeden doküman (evrak) üretimi yapılması ve arşivlenmesini sağlayan EBYS modülüdür. Kurum içi arşivleme ve arşiv takibi yapılabilir bu arşiv sayesinde dokümanlara erişim çok daha hızlı ve kolay olacaktır.

Elektronik İmza Uygulaması

   EBYS uygulamasında dokümanların e-İmza ile imzalanmasını sağlayan modüldür. E-İmza uygulaması olmadan belge üretimi yapılması da mümkündür.

Faks Modülü

   EBYS uygulaması içerisinde oluşturulan belgelerin istenen faks numarasına gönderilmesi ve gönderim sonucunun kontrol edilebilmesi mümkündür. (Bu servis için kurumun uyumlu bir faks sunucu aboneliği olması gerekir) Ayrıca uygulama kuruma gelen faksların EBYS üzerine alınabilmesini sağlamaktadır. (Kurumda bulunan faks cihazının gelen faksları PDF, JPG, TIFF, PNG gibi genel kabul gören formatlarda kaydetmesi yeterlidir.)

E-Posta

   BelsisEBYS WEB servisleri sayesinde istediğiniz mail adresinizi hedef gösterebilir ve mail adresinize gelen e-Postaları modül içerisinde görebilirsiniz, buradan yeni belge oluşturup ilgili kişilere dağıtım işlemleri gerçekleştirilebilir. EBYS uygulaması kurumun belirleyeceği bir e-Posta adresine gelen maillerin sisteme aktarılmasını otomatik olarak gerçekleştirebilmektedir. Bu modül sayesinde kurum e-Posta iletileri herhangi bir ek uğraş gerektirmeden BelsisEBYS uygulaması üzerinden takip edilebilir ve uygulama sayesinde önemli e-Posta iletilerinin zaman kaybı olmaksızın işleme alınabilmesi sağlanır.

Mobil Uygulama

   BelsisEBYS mobil versiyon sayesinde nerede olursanız olun programa bağlanıp belgelerinizi takip edebilir, içeriğini görüntüleyebilir ve belgelerinizi imzalayabilirsiniz. Bu sayede uzun süre işlem bekleyen belgelere istediğiniz yerden istediğiniz anda ulaşma ve işlem yapma imkanına sahip olabilirsiniz. (Mobil uygulama üzerinden belge imzalamak için uyumlu mobil imza sunucu yazılımı ayrıca temin edilmelidir.)

BelsisNet Entegrasyonu 

    Belsis.Net uygulamasını kullanan kurumların BelsisEBYS uygulaması içerisinde oluşturulan belgelere herhangi bir sorgulama yapmaya gerek kalmadan erişmelerini sağlamaktadır. Aynı zamanda Belsis tarafından belirlenen durumlarda Belsis.Net uygulaması üzerinden oluşturulan ve belge niteliği kazanması gereken dokümanların BelsisEBYS uygulaması üzerine otomatik olarak aktarılabilmesini sağlayan EBYS modülüdür.

E-Yazışma Projesi Entegrasyonu

   E-Yazışma Projesi ile kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların güvenli bir şekilde elektronik ortamda yapılmasını sağlayacak ortak kurallar seti geliştirilmiştir. Hazırlıkları Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi tarafından 2010 yılı içerisinde başlatılan Proje, Şubat 2011’de sözleşmesi imzalanan hizmet alımı çerçevesinde yürütülerek Eylül 2011’de tamamlanmıştır. Proje kapsamında ortaya konan çözüm Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dış işleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığının katılımıyla gerçekleştirilen Pilot Uygulama ile test edilmiştir. Projeye Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve TÜBİTAK-BİLGEM tarafından katkı sağlanmıştır.

CAD-Viewer Modülü

   BelsisEBYS grafik programları ile de entegre çalışmaktadır. Grafik programları ile elde edilen çıktılar herhangi bir grafik programına ihtiyaç duyulmadan görüntülenebilmektedir. Bu sayede program içerisinden çıkmadan sadece tek ekrandan tüm işlemler gerçekleştirilebilmekte ve bu tür dosyaları açmak için gerekli fazla zahmetten kullanıcı kurtulmaktadır.

SMS Modülü

   Belediyelerimize, Elektronik Belge Yönetim Sistemi Bilgilendirme Servisi ile şeffaf belediyecilik anlayışının sonucu olarak Vatandaş Odaklı Kaliteli Hizmet sağlamalarına yardımcı olmak amaçlanmıştır. Böylelikle vatandaşlar belediyeye gelmeden ve aramadan işlemleri hakkında bilgilendirilmektedir.

Encümen/Meclis Kararları Modülü

   Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin yaygınlaşması ile birlikte Yazı İşleri Müdürlükleri tarafından takip edilen Encümen ve Meclis Kararlarında uyumlu bir sürece ihtiyaç duyulmuştur. Bu nedenle hizmetinize sunduğumuz yeni versiyon uygulamalarımız günlük çalışmalarınızda iş yükünüzü hafifleterek sizlere zamandan tasarruf ve bilgiye kolay erişim sağlayacaktır.

Sosyal medya üzerinden bizi takip ederek, yenilikleri ve en güncel bilgileri edinebilirsiniz.